ใช้ Trello กับงานร้านอาหาร

09 Dec 2017 in Technology on Tool, Trello, SDEE'sReal.Life

วันนี้เราจะเอา Trello มาช่วยงานร้านอาหารกันครับ ปกติทั่วไปมักจะคุ้นกันที่ว่า Trello มักใช้กับงานโปรเจค, งาน Dev. ไม่ก็สำหรับพวกทีม Agile? แต่ถ้ามองให้ดีๆ ในร้านอาหารถึงจะไม่มีงาน Dev. ไม่มีทีม Agile แต่ในร้านอาหารก็มีงานให้ต้องจัดการ และ Trello ก็สามารถช่วยเราได้ ว่าแล้วมาลองดูกัน!

Trello คือ เครื่องมือช่วยจัดการเวลาที่เราต้องทำงานหลายๆ งาน แต่ละงานมีหลายๆ ขั้นตอน และมีคนเข้ามาทำงานร่วมกันหลายๆ คน เป็นส่วนผสมของเครื่องมือบริหารจัดการ ดูความเป็นไปของงาน และ collaboration tool ที่ใช้ง่าย เข้าใช้งานได้ฟรีบน cloud ผ่านทางหน้าเว็บ หรือลงแอพบนมือถือ หรือ tablet ก็ได้ มีทั้ง iOS และ Android วันนี้จะลองเอา Trello มาใช้ในงานร้านอาหารกัน พร้อมแล้วเรามาเริ่มกันเลย

สารบัญ

• Get the picture
• Get ready
• Showtime
• Extra

Get the picture

มานึกภาพนี้ไปพร้อมๆ กันว่าอาหารแต่ละจานคืองาน 1 งาน เริ่มมาจากลูกค้าสั่งอาหาร ‣ น้องพนง.ที่โต๊ะรับออเดอร์ ‣ ออเดอร์ไปที่ครัว ‣ ในครัวเตรียมและทำอาหาร ‣ อาหารเสร็จ ‣ น้องพนง.มารับอาหารไปส่งที่โต๊ะ ‣ ลูกค้าทาน (ชมว่าอร่อย) ทานอิ่มแล้วก็เรียกเก็บเงิน

จากตรงนี้เรามาทำความเข้าใจใน workflow และรายละเอียดต่างๆ กัน:

• ร้านอาหารของเราทั้งร้าน ‣ เราจะมองว่าเป็น 1 Board
• ขั้นแรกสำหรับเมนูอาหาร ‣ ใช้การสร้าง List เมนูอาหาร ที่มีรายการอาหารเป็น Card ที่ถูกสร้างไว้ก่อน (ในลักษณะของ Template Card) สำหรับทุกรายการอาหารทั้งหมดที่มีบริการในร้าน โดยสามารถใส่รูป คำอธิบายอาหาร ใส่รายการเครื่องปรุง หรือรายละเอียดอื่นๆ ที่ต้องการไว้ได้ทั้งหมด
• การรับออเดอร์ ‣ คือให้ทุกคนมี List สำหรับรับออเดอร์แยกสำหรับน้องพนง.รับออเดอร์แต่ละคน
• เวลารับออเดอร์ ‣ คือการ Copy เอา Card ที่อยู่ใน List เมนูอาหาร มาใส่ใน List รับออเดอร์ของตัวเอง และใส่ Label ที่ Card ด้วย
• Label ที่ใส่ไปกับ Card ของออเดอร์ ‣ คือเลขโต๊ะ พร้อมกับคำสั่งเพิ่มเติมอย่างเช่น ลูกค้าสั่ง: แยกพริก หรือต้องการให้: Take Home หรือ Delivery เป็นต้น
• ถัดจากงานรับออเดอร์คืองานที่ส่วนอื่น เช่น หน้าครัว / ในครัว / อาหารรอพร้อมเสิร์ฟ / อาหารลงที่โต๊ะ งานที่ขั้นตอนต่างๆ นี้ ‣ คือการแยกออกมาให้เป็น List สำหรับงานในแต่ละส่วน
• ออเดอร์ หรือ Card จะถูกย้ายไปที่ List ตามจังหวะเดียวกับงานอาหารที่เกิดขึ้นจริง
• สำหรับกรณีรายการอาหารหมด ‣ มีการสร้าง List รายการอาหารหมดไว้ก่อน แล้วย้าย Template Card จาก List เมนูอาหาร มาที่ List รายการอาหารหมด แทน

Get ready

เช็คความพร้อมและส่วนประกอบที่ต้องมีในการใช้งานกัน

• WiFi - อันนี้มีกันทุกร้าน ถือว่าผ่านเรียบร้อย
• Users (หรือผู้ใช้งาน) กับ อุปกรณ์ที่จะใช้ - ผู้ใช้งานแบ่งง่ายๆ เป็น 3 กลุ่ม
  • น้องพนง.ที่จะรับออเดอร์ มีมือถือลงแอพ Trello ไว้ให้เรียบร้อย
  • ในครัว ใช้ tablet เพราะใหญ่หน่อย น่าจะดูง่าย ลงแอพ Trello ไว้ให้เรียบร้อย
  • น้องพนง.ที่ดูแลร้าน กับ เจ้าของร้าน ใช้ มือถือ, tablet หรือจะใช้ PC ก็ได้ (ถ้าใช้ PC ก็ใช้ผ่านเว็บ) ยังไงตรงนี้ต้องเก่งหน่อยเพราะต้องคอยดูแล และเข้าใจได้หมดว่าสถานการณ์ร้านตรงไหนคืออะไร

  ผู้ใช้งานทุกคนใช้ email ในการเข้าใช้ Trello

• Sign up - เจ้าของร้านลงทะเบียนเข้าใช้ Trello บน PC ‣ แล้วสร้าง Board ขึ้นมาใหม่ตามชื่อร้าน
• ทำ List: เมนูอาหาร
• ทำ Card: รายการอาหารแต่ละรายการทั้งหมดที่มีบริการไว้ใน List เมนูอาหาร เป็น template ไว้ใช้โดยใส่รูปและรายละเอียดที่ต้องการได้
• ทำ List: ออเดอร์ของอ๊อด, ออเดอร์ของเอ๋, ออเดอร์ของส้ม - แยก List ของน้องแต่ละคนที่จะรับออเดอร์
• ทำ List: ตามหน้าที่ของงานแต่ละจุด อย่างเช่น หน้าครัว / ในครัว / อาหารรอพร้อมเสิร์ฟ / อาหารลงที่โต๊ะ / Clear (เก็บตังค์แล้วเรียบร้อย)
• ทำ Labels: ใช้สำหรับบอกเลขโต๊ะ และคำสั่งเพิ่มเติมเช่น Take Home, Delivery
• ดู Board ตัวอย่างได้ที่นี่

Showtime

สำหรับการใช้งานจริงจะเป็นประมาณนี้คือ:

• Copy Template Card เป็นการรับออเดอร์ พร้อมใส่ Label เลขโต๊ะและตรวจทวนรายการกับลูกค้าให้ถูกต้องแล้วย้าย Card ทั้งหมดไปที่ List ของงาน หน้าครัว
• ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับงานดูที่ List ที่แต่ละคนรับผิดชอบ
• งานหน้าครัว อาจทำการจัดคิวทำอาหารด้วยการเลื่อนลำดับ Card ขึ้นลง มีการใช้ filter เพื่อหาดูรายการอาหารที่ต้องการ แล้วย้าย Card ไปที่ List ในครัว
• List ในครัว อาจแบ่งเพิ่มออกเป็น List เตาทอด, เตานึ่ง เพื่อแยกรายการ Card ให้ต่อคิวได้ละเอียดขึ้น ทำให้เราเห็นได้ว่างานออเดอร์ต่างๆ อยู่ที่จุดไหนแล้ว
• จาก ในครัว เมื่ออาหารจานไหนเสร็จก็จะเลื่อน Card มาไว้ที่ List อาหารรอพร้อมเสิร์ฟ และเมื่ออาหารถูกส่งไปที่โต๊ะก็เลื่อน Card ต่อไปที่ List อาหารลงที่โต๊ะ เรียงไล่กันไปตามลำดับ
• เวลาทำงานเราจะใช้ filter เพื่อแสดงเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่เรากำลังจะทำเช่น
  • filter ที่ Label เพื่อแสดงรายการเฉพาะออเดอร์ของโต๊ะที่เราต้องดูแล
  • filter ชื่ออาหาร (หรือถ้ามีการกำหนดเป็นเบอร์ในเมนู) เพื่อดูเฉพาะรายการ กุ้งอบวุ้นเส้น ที่ลูกค้าสั่งเข้ามา แบบนี้เป็นต้น
• เวลาออเดอร์ถูกยกเลิก ‣ ดูรายการอาหาร และ Label เลขโต๊ะและสามารถลบ Card นั้นออกได้หรือทำ List รายการยกเลิก แล้วย้าย Card ไปไว้ที่ List นั้นก็ได้
• Label เปลี่ยนและเพิ่มได้เสมอ เช่น เวลาลูกค้าย้ายโต๊ะ หรือ เปลี่ยนรายการเป็นห่อกลับบ้าน ‣ Search จาก Label เลขโต๊ะแล้วเปลี่ยน Label ใน Card ไปที่โต๊ะใหม่ หรือเพิ่ม/ลด Label ตามที่เป็น
• เวลาเก็บเงินคือการ filter ที่ Label เลขโต๊ะ และดูที่ List อาหารที่โต๊ะ ‣ ตรวจความถูกต้องของรายการอาหารแล้วย้าย Card ที่เห็นทั้งหมดไป List Clear (เก็บตังค์แล้วเรียบร้อย) หรือจะมี List ส่ง Cashier ให้คิดค่าอาหารก่อนแบบนี้ก็ได้ แล้วค่อยย้ายไป List Clear (เก็บตังค์แล้วเรียบร้อย)

  Extra

• Trello อยู่บน cloud และอัพเดทแบบ real-time ทำให้เราสามารถเห็นข้อมูลได้ตามจริงจากทุกที่ตลอดเวลา
• Trello สามารถตั้งการแจ้งเตือนของเหตุการณ์ได้ด้วย เช่น ให้แจ้งเตือนเวลามี Card ย้ายมาที่ List รายการอาหารหมด แบบนี้ก็จะทำให้เรารู้สถานการณ์ของที่ร้านได้
• Card ที่เรียงต่ออยู่ใน List คือคิวงาน เราสามารถเลื่อนย้ายขึ้น-ลงเพื่อเรียงลำดับได้ และจำนวนคิวงานที่เราเห็นคืองานที่เกิดขึ้นหรืองานที่รออยู่ในจุดต่างๆ นั่นเอง
• Card และ Activity ต่างๆ ที่เกิดขึ้นทั้งหมดจะถูกเก็บเป็น log ลงเวลาและมีชื่อผู้ใช้ที่ทำอะไรกับ Card ต่างๆ ไว้ ทั้งหมดนี้เราสามารถนำมานั่งวิเคราะห์ดูข้อมูลย้อนหลังที่เป็นประโยชน์สำหรับการวางแผน และประเมินผลได้ด้วย

สำหรับเพื่อนๆ ที่มีคำแนะนำสำหรับการใช้งาน Trello ในการจัดการงานด้านอื่นๆ หรือมีแอพตัวอื่นๆ ที่น่าสนใจ สามารถเข้ามาแบ่งปันประสบการณ์กันได้ใน comment ด้านล่างนะ